As tendências digitais do mundo corporativo evitam a acumulação de papéis e documentos desnecessários no seu posto de trabalho ao mesmo tempo que reduzem o risco da perda de informação.
Damos-lhe a conhecer algumas plataformas que o vão ajudar não só a melhor a organização da sua empresa, como a gerir melhor a documentação interna e externa da mesma. Os seus documentos empresariais vão estar mais seguros do que nunca.
- DropBox
A DropBox foi um dos primeiros serviços de armazenamento e partilha de arquivos em “nuvem” a ter sucesso. A ideia surgiu quando um dos seus criadores (Drew Houston) se esqueceu da pendrive no autocarro e acabou por perder documentos importantes. O conceito foi lançado em 2008 e rapidamente alcançou aceitação um pouco por todo o mundo.
Hoje a ideia está mais banalizada e as plataformas em nuvem multiplicaram-se. Seja qual for a escolha da sua empresa, o armazenamento em nuvem irá permitir que todos os seus colaboradores trabalhem diretamente na mesma plataforma, a qualquer hora e em qualquer lugar. O facto dos seus documentos se encontrarem em nuvem acaba por minimizar o risco de perda de dados confidenciais e importantes sempre que algum dispositivo avaria.
- Assinatura Eletrónica
Apesar da inovação tecnológica, a burocracia ainda faz parte do universo corporativo. Com o avançar dos tempos surgem soluções mais funcionais, como é o caso da assinatura eletrónica que evita o desperdício de papel e permite organizar melhor os seus documentos, pois tudo está em formato digital.
A assinatura eletrónica aparece como uma mais-valia, não só a nível de organização, mas também de aceleração de processos, uma vez que através da assinatura eletrónica, pode fechar contratos a qualquer hora, em qualquer lugar, basta ter um dispositivo com acesso à internet.
- Google Drive
Muito semelhante com o DropBox, o Google Drive é hoje a evolução do Google Docs, um serviço de armazenamento e sincronização de arquivos que oferece a um conjunto de aplicações de produtividade baseado no office.
Através desta plataforma, poderá editar todos os seus documentos a qualquer hora, em qualquer lugar, sem ter que instalar nenhuma aplicação, libertando espaço no seu dispositivo.
Apesar de todas as vantagens da cloud computing, para que esta funcione é necessário ter algumas noções de organização, caso contrário vai deparar-se com o mesmo problema. Ao contrário do que parece a organização em nuvem não ocorre automaticamente, é necessário criar algum nível de separação entre pastas e ficheiros, assim como faria no seu computador.
Ainda que o espaço digital pareça ilimitado, não use esse fator como desculpa para não se organizar, evite acumular documentos que já não precisa ou organize em pastas que consiga identificar isso mesmo.
