Mais conhecido pela aplicação no mundo empresarial, o método Kaizen é uma filosofia japonesa que ganhou destaque nos últimos anos, por ser responsável pelo crescimento de grandes empresas internacionais. A missão desta filosofia é, de acordo com o Kaizen Institute aumentar a rentabilidade, melhorar a produtividade e racionalizar os investimentos, através da eliminação de desperdícios, controlo de qualidade, entrega do trabalho a tempo e definir padrões de trabalho.
No final, o objetivo é fazer pequenas mudanças, ao longo de um período de tempo, para criar melhorias dentro de uma companhia, que tenham impacto no futuro. Apesar de ter ficado conhecida pela sua aplicação nas grandes empresas, a filosofia Kaizen também pode ser aplicada para melhorar a sua eficiência pessoal no trabalho.
Mas sabe como o Método Kaizen pode aumentar a sua produtividade? Conheça alguns métodos desta filosofia que podem ajudá-lo.
- Faça uma lista de tarefas a melhorar
Para que consiga tornar o seu dia-a-dia mais eficiente, faça uma lista de todas as suas atividades e verifique quais as que pode tornar mais eficientes. Não sabe por onde começar? Escolha um dia para medir o tempo que gasta em cada atividade, ou seja, seguir o rasto ao seu dia-a-dia. O resultado poderá surpreendê-lo, pois poderá estar a desperdiçar tempo em atividades que não estava à espera. Vamos supor que, ao seguir o rasto ao seu dia, descobre que, por exemplo, desperdiça demasiado tempo a consultar e a procurar informação no correio eletrónico. Um email não organizado pode ser uma grande fonte de tempo perdido, desorganização e de trabalho pouco eficiente: pode esquecer-se de responder a emails importantes ou passar muito tempo à procura de informação que quer encontrar.
Sugestão: Crie pastas relacionadas com os projetos que tem em mãos e as várias áreas do seu trabalho, o que já está feito e o que está por fazer, os emails que tem pendentes para dar resposta. Poderá criar regras de ações personalizadas na sua caixa de email como, por exemplo configurar um filtro para que todos os email marcados urgente sigam para uma pasta de assuntos urgentes. Rentabilize o seu tempo, ao consultar o seu email de hora a hora, para ter a certeza que não perde nenhuma questão importante.
- Elimine o desperdício
Reduzir o desperdício é um dos objetivos primordiais da filosofia Kaizen, que identifica alguns tipos de desperdício principais nos locais de trabalho, como por exemplo: espaços de trabalho mal desenhados, processos complicados ou informação mal armazenada. Todo este desperdício é sinónimo de redução de rentabilidade da empresa ou do trabalhador independente. É importante que pense em melhores práticas de trabalho e as torne automáticas e uniformes nas várias áreas. Manter a organização no trabalho, para si, mas também para os seus colegas, pode ajudar a atingir o nível de produtividade esperado.
Sugestão: Se trabalha em casa a fazer arranjos ou ‘bricolage’, é importante ter uma bancada perto do seu local de trabalho, onde estejam as ferramentas necessárias. No escritório, coloque todos os acessórios necessários à distância de um braço, de forma a eliminar o desperdício de tempo, aumentar a produtividade e reduzir o desgaste.
- Meça o tempo que ganhou
Depois de eliminar os desperdícios e de implementar processos, deve avaliar os resultados das alterações. De novo, escolha um dia para seguir o rasto ao seu dia. Ganhou o tempo que estava à espera na alteração de comportamento? Ou continua a gastar demasiado tempo em tarefas, que deveriam ser mais rápidas de completar? Se não obteve os resultados desejados, então deve voltar a tentar novas formas de conseguir atingir as suas metas de produtividade. Procurar formas inovadoras de alcançar os resultados pretendidos, por caminhos mais inteligentes e eficazes. Muitas vezes, através de uma simples aplicação ou software, será possível organizar as suas tarefas no dia-a-dia. Seja crítico com o seu próprio comportamento, face à organização pedida.
- Defina os procedimentos certos
Se encontrou a fórmula certa para tornar o seu trabalho mais eficiente, defina esse processo como o ‘standard’, mas mantenha a mente aberta. Lembre-se que a filosofia Kaizen tem como base a melhoria contínua do método de trabalho e, se chegar à conclusão que afinal os novos procedimentos não trazem os benefícios pretendidos, não tenha medo de mudar. Ou se alguém propuser uma nova forma de trabalhar, que economize tempo e energia, aproveite para mudar.
- Repita tudo outra vez
Uma vez tendo atingido os resultados esperados, poupar tempo, reduzir tarefas pouco eficientes e aumentar a produtividade, deve voltar a fazer uma avaliação. Existe sempre oportunidade de melhorar os seus resultados, mas para isso é necessário que perceba a necessidade de melhorar e atingir os seus objetivos. A mudança pode não ser imediata, e até ser feita de forma mais lenta que o habitual, mas esse é também um dos pontos desta filosofia japonesa. Não deve tentar alterar todos os seus hábitos ao mesmo tempo, mas antes corrigir comportamentos que podem estar a prejudicar a sua produtividade.
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