Os dias que se vivem, marcados por medos e precauções, levam-nos ao distanciamento social, auto-imposto ou não. Consequentemente, o teletrabalho tornou-se obrigatório, sempre que possível. As reuniões são agora feitas à distância, remotamente e o novo cenário leva-nos a migrar para o digital, mesmo que momentaneamente.
Afinal, as reuniões das equipas de trabalho podem ser feitas remotamente com o auxílio da internet. No entanto, a dinâmica é diferente e é esse ponto que hoje queremos abordar hoje. Como manter a otimização das reuniões de trabalho, sendo que estas são agora feitas de forma virtual?
Como garantir que as reuniões via plataformas digitais fazem-se através de uma boa comunicação e suporte para os colaboradores? Saber como conduzi-las é uma habilidade que precisa ser desenvolvida pelos gestores. Especialmente, no contexto atual. E hoje vamos falar sobre isso!
Padronize a plataforma digital
Existe uma grande diversidade de plataformas digitais que possibilitam vídeo chamadas em grupo, ideais para reuniões de trabalho: zoom, ezTalks, Hangouts e o tradicional Skype, por exemplo.
Um bom começo é escolher aquela que melhor se encaixa às necessidades da sua organização e defini-la como o canal principal de diálogo. Depois disso, será necessário informar as suas equipas, clientes e colegas para que possam fazer o download e abrir uma conta, quando necessário.
Estabeleça dias e horários fixos
Não se sabe, ao certo, quanto tempo mais durará esta pandemia. Por isso mesmo, a necessidade de fazer reuniões frequentes provavelmente surgirá.
Se você, líder, optar por reuniões semanais, uma estratégia importante é definir um dia e horários fixos para esse encontro de trabalho virtual. Desse modo, tanto você, quanto os seus colaboradores poderão se organizar e separar esse tempo na agenda.
Faça uma pauta prévia à reunião
Planear as reuniões com antecedência é o que define, em grande parte, o quanto elas serão produtivas. O tempo na sua agenda pode estar curto, eu sei, mas ter esse cuidado será essencial.
Defina o tema central da reunião e quais os tópicos que irá abordar. Não precisa fazer um arquivo muito complexo: uma simples anotação ajudará a conduzir a reunião da melhor forma.
Sempre que possível, envie a pauta para todos os participantes. Essa é uma maneira de restringir os assuntos abordados, evitando perda de tempo e de energia.
Use a tecnologia a seu favor
Não há dúvidas: as tecnologias estão sendo primordiais neste período de crise sanitária. Já imaginou o que seria das empresas sem a internet?
Pois bem, usar as inúmeras ferramentas disponíveis a seu favor será importante para manter ativo e eficaz o diálogo com seus colaboradores. Inclusive, durante as reuniões.
Ações simples, como partilhar a tela do seu computador para que todos possam visualizar os mesmos arquivos (e ao mesmo tempo), serão um plus para reuniões de trabalho à distância.
Mantenha a objetividade
Em vídeo conferências, pode ser mais difícil manter a objetividade. Por isso, preste ainda mais atenção na maneira como comunica. Expressar a sua mensagem de forma assertiva é importante.
Por mais que não se sinta confortável com reuniões remotas, procure ir se familiarizando com esse formato. Afinal, é bem provável que esse cenário se mantenha por um bom tempo.
Interaja com os demais
A interação é sempre um fator importante em reuniões de trabalho. E isso não muda quando a reunião é online. Manter a palavra só para si é um grande erro, sobretudo, porque torna mais difícil reter a atenção das pessoas.
Não faz sentido marcar uma reunião online se apenas uma pessoa fala e as demais escutam. Se esse é o propósito, gravar um vídeo com o conteúdo e enviá-lo aos demais já seria suficiente. Pense nisso, ok?
Seja um líder
Cuide da sua imagem pessoal, comunique-se equilibradamente, dê o suporte que a sua equipa necessita. Evite um tom alarmista, mas seja sincero sobre o contexto e as demandas da empresa.
E não se esqueça, quando o trabalho presencial for possível reforçe a limpeza da sua empresa.
A DGS aconselha a que a rotina de limpeza comercial nas empresas seja reforçada. As superfícies tocadas, (como maçanetas, mesas de trabalho, teclados, telefones, copa, etc) devem ser limpas com mais frequência e com recurso a produtos específicos.
Empresas de limpeza profissional, como a Branquia, possuem planos de limpeza e desinfeção que têm como objetivo auxiliar as empresas a cumprir as regras de limpeza e desinfeção, bem como a identificar de forma simples e rápida as tarefas a desempenhar em cada cliente, para a sua máxima satisfação.
O plano de limpeza e desinfeção Branquia é adaptado a cada cliente, tendo em conta as necessidades de cada empresa e pode conter as seguintes etapas:
- Divisões e superfícies a limpar;
- Divisões e superfícies a desinfetar;
- Frequência da limpeza;
- Produtos e materiais a utilizar;
- Dosagens dos Produtos;
Em qualquer processo de limpeza, as nossas equipas analisam todo o tipo de sujidade a remover, promovendo a qualidade e a eficiência do serviço com recurso a produtos e equipamentos próprios.
Em suma, o surto do Coronavírus traz muitas incertezas às empresas, que continuam a aprender a adaptar-se e tentam fazê-lo da melhor forma possível. Infelizmente, esta é uma situação que ainda não tem fim à vista e as ações têm que ser tomadas conforme a situação evolui. Porém, não descure aquela que deve ser uma prioridade constante: o bem-estar dos seus colaboradores.
Ao fazê-lo, estará a criar a melhor oportunidade de avançar na direção certa e ultrapassar aquele que, provavelmente, será o seu maior desafio profissional.
Pode consultar o artigo completo aqui.
